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La Revista Guillermo de Ockham, de acuerdo con sus periodos de publicación, sintetiza su gestión editorial en seis etapas: envío, evaluación, corrección, diseño, publicación y difusión. Cada etapa es importante y cuenta con actores y tiempos definidos que aseguran el flujo constante y responsable de la publicación (Figura 1). Se recomienda a los autores hacer una revisión de este apartado con el fin de tener claridad del proceso, los tiempos y los momentos en que tendrán una activa participación.
Figura 1
Etapas del proceso
Esta primera etapa es de gestión exclusiva de los autores. En este sentido, se les solicita hacer una atenta y completa lectura de la política de la revista con el fin de que tengan en cuenta qué se espera de ellos. Esta comprende:
Con la revisión de los anteriores puntos, el autor de correspondencia podrá evaluar si el manuscrito se ajusta al alcance e interés de la revista, y proceder con su envío. Todo envío debe hacerse a través del Open Journal Systems (OJS).
Comprende el proceso de valoración de la propuesta y se desarrolla en dos fases: evaluación de envío y evaluación por pares. La evaluación de envío es realizada por el editor, quien somete el manuscrito a la revisión del programa antiplagio Turnitin; además, revisa si cumple con la política de la revista (texto inédito, normalización, normas APA, extensión textual, temática, envío de formatos, etc.). Si cumple con la política y su índice de coincidencias es inferior al 20 % (descontando la bibliografía), se pasa a la evaluación por pares. Si no cumple, es rechazado y se notifica a los autores.
Los manuscritos que avanzan a la siguiente fase son preparados para evitar cualquier identificación de los autores. La evaluación es externa y doble ciego; es decir ni autores ni pares tienen acceso a información personal que haga posible su identificación. Los protagonistas de este segmento son el editor y los pares evaluadores (revisores). El editor identifica e invita a dos pares externos, expertos en la temática del artículo, con formación doctoral o maestría, activos en la investigación y con amplia producción científica. Si los revisores aceptan la invitación, cuentan con cuatro semanas para la evaluación del manuscrito. Transcurrido ese tiempo, los pares regresan sus conceptos y en reunión de comité editorial se toma la decisión de aceptar, rechazar o enviar el manuscrito a un tercer par (si los conceptos son contradictorios). Si es aceptado, avanza a la fase de corrección. Si es rechazado, finaliza el proceso. Si se requiere el criterio de un tercer par, una vez sea invitado, este tendrá un mes para emitir su concepto, con el cual se tomará la decisión de aceptación o rechazo.
El tiempo promedio de la evaluación de envío es de dos semanas y el de la evaluación por pares de cuatro semanas. La decisión del comité editorial de aceptar, rechazar o enviar a un tercer par, es de dos semanas. Entre el envío y la decisión del comité editorial, podrán transcurrir más o menos dos meses, tiempos que están sujetos al flujo de trabajo de la revista, a la oportunidad de la respuesta de los pares evaluadores y a las contradicciones en los conceptos (lo que requeriría un tercer par).
Inicia con los artículos aprobados por el comité editorial e, igualmente, se divide en dos partes: los ajustes y recomendaciones de los revisores y la corrección de estilo. En la primera parte los autores acogen y realizan las recomendaciones y ajustes de los pares evaluadores y del editor. Es importante resaltar que este es el último momento para introducir cambios de fondo. El tiempo promedio para los ajustes dependerá de su complejidad. Este, en promedio, es de dos semanas. Una vez recibidos los cambios (manuscrito e informe), el editor hace una revisión y según su complejidad, se apoyará en los pares evaluadores para verificar que las recomendaciones fueron atendidas de forma correcta. El tiempo promedio para esta revisión será de dos semanas y podrá variar de acuerdo con el flujo de trabajo y la disponibilidad de los pares evaluadores. Si los cambios solicitados no fueron atendidos o se atendieron de forma parcial, el editor pedirá a los autores el cumplimiento completo de los ajustes o recomendaciones, so pena de rechazar el artículo. Si los autores cumplieron a cabalidad con los cambios solicitados, se continúa con la segunda parte o corrección de estilo, en la cual se atenderán aspectos gramaticales, semánticos, sintácticos, ortotipográficos, de citación y de referenciación. El tiempo promedio para la corrección es de cuatro semanas. Con la aprobación de los autores de las correcciones realizadas y sugeridas, el manuscrito pasa a diseño. Este es el último momento para introducir cambios menores.
En esta etapa el diseñador o maquetador elabora la propuesta gráfica, según los criterios de diseño de la revista, y la envía al editor y al corrector, quienes harán las revisiones y recomendaciones que consideren pertinentes. También se pueden identificar errores mínimos que se pudieron cometer en la etapa anterior. Posteriormente, el editor deberá dar su aprobación. Una vez aprobada, el diseñador procede a su conversión en formato PDF y envía los archivos para la respectiva marcación XML Jast. El tiempo aproximado para finalizar esta etapa es de cuatro semanas.
Los artículos convertidos a PDF se suben a la plataforma OJS, previa revisión y cotejo de todos los metadatos, y se organizan de acuerdo con su tipología para generar su tabla de contenido. Una vez cumplido este paso se publica el número y se procede con la activación de los DOI ante Crossref. La revista publica sus contenidos a comienzos de cada semestre, en los meses de enero y julio. Si los números están listos antes de las fechas de lanzamiento, el editor procede con la publicación del número con el fin de darles pronta difusión a sus contenidos. El tiempo promedio para la ejecución de esta etapa es de dos semanas.
Tras la publicación del número, el editor procede con el envío de la información (metadatos, PDF, XML) a los sistemas de información y resumen (SIRes) en los que se encuentra indexada la revista, con la finalidad de poner en circulación los contenidos. Se publican en redes académicas y redes sociales y se suben los contenidos a repositorios. Los autores también pueden apoyar con la difusión compartiendo sus artículos en sus redes sociales, redes académicas, repositorios institucionales, páginas web personales, etc., la única solicitud es que se deje un enlace directo a la revista, se den los créditos correspondientes y se manejen correctamente los metadatos del artículo. Esta parte del proceso se ejecuta entre una y dos semanas.
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